How2 : Le Blog de la Productivité Personnelle

Votre réseau est-il efficace?

noreply@hautetfort.com (ProPerso) — Mon, 28 Jan 2008 09:25:00 +0100

L’utilité du réseau a été abordée dans un précédent billet et la gestion de son réseau personnel dans le billet sur le PKM. Cela s’adresse aussi bien aux professionnels qu’aux étudiants. Cependant, avoir un réseau efficace ne va pas de soi. Pour bien utiliser son réseau, il faut le connaître et être conscient de ses capacités. Pour ce faire, voici la méthode proposée dans le livre Développez et activez vos réseaux relationnels.

1. Cartographiez votre réseau

L’aide d’un logiciel tel que Freemind ou Mindmanager est appréciable dès plus de 30 contacts, ce qui est le cas de chacun.

Pour savoir si un contact doit être inscrit dans votre réseau, répondez à cette question : « Y a-t-il une réelle chance que cette personne veuille aujourd’hui répondre à une sollicitation de votre part, un tant soit peu impliquante ? »

Par ailleurs, distinguer votre réseau affinitaire de votre réseau professionnel. A vous de déterminer la limite entre une relation amicale et une relation professionnelle.

Noter les informations nécessaire pour chaque contact : coordonnées, emploi, anniversaire. N’hésitez pas à rajouter celles que vous trouvez nécessaires. L’objectif est de tout savoir sur quelqu'un en cliquant sur son nom.

Il est aussi utile d’évaluer chaque relation. Par exemple, vous pouvez ajouter une icône pour indiquer le moral de la relation : en froid, relation au beau fixe, pas satisfaisant... Vous pouvez aussi utiliser les couleurs pour renseigner sur l’histoire de la relation : en est-elle à ses débuts ? à la fin ? au maximum de ce que vous attendez d’elle ?

2. Réorganisez votre réseau géographiquement (par département) et par domaine d’activités

3. Faites ensuite les calculs suivants :

Nombre total de contacts
Nombre total de contacts personnels
Nombre total de contacts professionnels
Nombre de domaines d'activités
Nombre d'implantations géographiques

Puis, calculer les ratios suivants :

Nom du ratio	Méthode de calcul	Résultat
Degré d'affinité	Nombre de contacts personnels/ Nombre total de contacts
Variété du réseau	Nombre total de contacts/ Nombre de domaines d'activités
Ancrage territorial	Nombre total de contacts/ Nombre d'implantations

4. Analysez vos résultats

Si le degré d’affinité de votre réseau est proche de 1, cela signifie que la plupart de vos contacts sont personnels. Si vous êtes étudiants ou jeune professionnel, cela est normal mais devra être modifié rapidement. Sinon, agissez !

Si le ratio indicateur de la variété de votre réseau tend vers 1, cela signifie que celui-ci est varié, dispersé. Le résultat indique le nombre moyen de contacts par domaine d’activité. Plus il tend vers 1, moins vous possédez de contacts dans chaque domaine. Cela signifie que vous connaissez quelques personnes dans beaucoup de domaines. Cela peut-être un avantage, mais la dispersion des forces a toujours été une stratégie à double tranchant. A contrario, plus il tend vers le nombre de contacts, plus votre réseau est thématiquement concentré. Il s’agit d’une force pour les domaines concernés, mais si vous changer de domaine ou avez besoin d’un information dans un autre domaine, vous êtes bloqué.

Il en va de même pour le ratio indicateur de l’ancrage territorial qui indique le nombre moyen de contacts par département.

5. Croisez les résultats obtenus

Diversité thématique

Nombre total de contacts/

Nombre de domaines d'activités tend vers 1

Concentration thématique

Nombre total de contacts/

Nombre de domaines d'activités tend vers le nombre de contacts

Territoire étendu

Nombre total de contacts/

Nombre d'implantations tend vers 1

Aucune concentration des forces : réseau amateur

Concentration des forces et liberté d’action à grande échelle : réseau spécialisé conquérant

Territoire réduit

Nombre total de contacts/

Nombre d'implantations tend vers le nombre de contacts

Concentration des forces et liberté d’action à l’échelle locale : réseau de type électoral

Ancrage local spécialisé dans un domaine : réseau d’autorité locale

Chaque type de réseau a ses avantages et ses failles. L’évolution classique d’un étudiant est le réseau amateur, puis le réseau de type électoral, ensuite le réseau d'autorité locale et enfin le réseau spécialisé conquérant.

Ensuite, vous pouvez aller encore plus loin en établissant une stratégie-réseau en fonction d’un projet. Par exemple, votre projet professionnel, qu’il s’agisse d’être maçon en Ardèche ou cadre dans une entreprise du CAC 40, peut être réalisé grâce notamment à une stratégie-réseau. Pour cela, identifiez votre DREAM team :

- Les Décideurs : peuvent débloquer quelque chose dans un domaine ;

- Les Relais : permettent de rebondir vers un décideur, de recommander ou d’appuyer notre démarche auprès de la bonne personne ;

- Les Eveillés : ils sont toujours informés et savent où se trouvent les ressources ;

- Les Ascendants : ce sont les jeunes, ceux qui ont du potentiel. En les aidant, on les aide et ils nous aideront par la suite.

- Les Mentors : ils sont des soutiens précieux qui croient en vous. Ils vous tirent vers le haut et sont un facteur de progression important.

Vous voilà avec quelques éléments pour commencer une réflexion sur votre réseau personnel. N’hésitez pas à approfondir n’oubliez pas :

l’avenir appartient à ceux qui pratiquent la stratégie réseau.

MOINET Nicolas et MARCON Christian. Développez et activez vos réseaux relationnels. Paris : Dunod, 2004 ou 2007

Edition 2004, p.37

La productivité personnelle, un problème de société

noreply@hautetfort.com (ProPerso) — Sun, 27 Jan 2008 21:00:00 +0100

Comme nous avons pu le constater, les outils et astuces sont nombreux pour améliorer sa productivité personnelle. Alors pourquoi continuons-nous à être en retard et à reporter ce que nous avons à faire ? Une réponse toute faite serait : parce que l’être humain est par nature paresseux et partisan du moindre effort.

Si l’on regarde un peu plus loin et que l’on analyse nos vies, une chose saute aux yeux : nous avons bien plus de choses à faire qu’il n’est possible de réaliser en 24h. En effet, nous devons dormir et nous reposer car nous savons tous que travailler six heures d’affilées sans pause n’est le rêve que des employeurs. Entre le travail, les tâches ménagères et nos vies sociales et familiales, le temps nous manque. Cependant, cette recherche du temps a au moins un avantage : elle nous permet de nous remettre en question. En voulant gagner ces quelques minutes, nous interrogeons nos habitudes et nos façons de faire. Les entreprises se posent aussi des questions puisqu’elles ont compris qu’un employé qui a le temps de petit-déjeuner correctement, de déposer sans trop se presser ses enfants à l’école puis de venir à son travail, de faire une vraie pause à midi, de passer faire ses courses en débauchant et de récupérer ses enfants sans rentrer chez lui à 20h30 est un employé frôlant le bonheur. Comme un employé heureux est un employé qui améliore sa productivité, les entreprises réfléchissent à des solutions pour rendre ce rêve possible. Ainsi, certaines se regroupent pour ouvrir une crèche, d’autres installent une salle de sport, un salon de coiffure ou de massage ou encore une conciergerie qui réserve des billets, repasse le linge...

L’amélioration de la productivité personnelle est une vraie question de société. Cependant, à trop vouloir en faire, il ne faut pas oublier que nous ne sommes que des humains avec des contraintes biologiques.

Connaissez-vous le Personal KM?

noreply@hautetfort.com (ProPerso) — Wed, 23 Jan 2008 14:10:00 +0100

Par PKM, on entend Personal Knowledge Management qui peut être traduit en français par la « gestion des connaissances personnelles ».

Et le rapport avec la productivité personnelle ? Le Personal KM est une optimise la productivité personnelle : c'est la gestion des compétences personnelles, la gestion de notre savoir, informations et connaissances, et la gestion de notre réseau personnel (et de toutes les ressources qu’il possède)… Et qui dit meilleure connaissance de soi, dit meilleure connaissance des autres et croissance du potentiel non ?

La notion de PKM n’est pas nouvelle, Steve Barth (journaliste informatique) la définit de la façon suivante : « Le Personal Knowledge Management met en jeu un ensemble de techniques et d’outils relativement simples et peu coûteux que chacun peut utiliser pour acquérir, créer et partager la connaissance, étendre son réseau personnel et collaborer avec ses collègues sans avoir à compter sur les ressources techniques ou financières de son employeur ». (2001)
Selon Jason Frand and Carol Hixon (chercheurs - UCLA), le Personal Knowledge Management est l’utilisation des technologies pour manager l’information dans un sens voulu, (en anglais : « Personal Knowledge Management attempts to utilize the computer to help the individual manage the information explosion in a meaningful way ».)
Le Knowledge Management c’est principalement dans l’entreprise la gestion des compétences des employés, la gestion des connaissances de l’entreprise et la gestion des ressources. Le Personal KM reprend des principes similaires, gestion des compétences personnelles, gestion des données, informations et connaissances personnelles et gestion du réseau personnel.

Voici les 10 compétences du Personal KM selon le consultant Roland Hyams :

Dans un prochain billet, nous expliciterons les moyens et outils pour répondre aux critères du Personal Knowledge Management, à savoir gestion des compétences personnelles, gestion des données, informations et connaissances, et la gestion de son réseau personnel

Et pour aller plus loin :
Outils Froids (Christophe Deschamps) billets sur le PKM
Jason Frand et Carol Hixon Recherches sur le PKM

Le Sommeil

noreply@hautetfort.com (ProPerso) — Fri, 14 Dec 2007 13:55:00 +0100

Salut à toi Etudiant,

Afin de continuer de te donner quelques astuces afin d’être plus productif, nous allons t’expliquer aujourd’hui ce qu’est le sommeil et l’importance qu’il a sur ton rendement au quotidien. Car tu sais que ta vie se résume, pour certains spécialistes en trois phases que sont la veille, le sommeil et le rêve.

Beaucoup de monde se demande à quoi ça sert de dormir.
En dormant on grandit, ton corps se répare et se construit. Si tu n’as pas assez dormi le lendemain tu n’as pas une bonne mémoire, et tes réflexes seront diminués, tu es moins concentré et la fatigue se fait ressentir, tu es de mauvaise humeur, tu es stressé et tu ne mémorises pas ce que l’on te dit. Bref, tu sers à rien…
Pendant le sommeil, tu ranges dans la mémoire ce qui tu as appris durant la journée.

Alors voilà quelques points essentiels afin d’améliorer ton sommeil et être plus efficace dans tout ce que tu entreprends…

Les conséquences d’un manque de sommeil

Lorsque l’on manque de sommeil on devient de mauvaise humeur, on est irritable, on s’énerve plus vite on est nerveux, mais surtout on est fatigué, nos yeux veulent se fermer et nous ne cessons de bailler.
En classe, un manque de sommeil provoque un manque d’attention, un manque de concentration, on stresse plus vite.
Un manque de sommeil a beaucoup de répercussions sur la santé on ressent des vertiges, il y a des risques d’évanouissement, on ressent des maux de tête, vertiges, dérèglement hormonal, baisse du système immunitaire, baisse de tension, courbature, on devient plus faible, un manque de force, on n’a plus d’appétit et on a plus de chance de tomber malade.

Le temps de sommeil

Combien d’heures doit-on dormir ?
Plus on grandit moins on a besoin de dormir.
En général, tu dois dormir un certain nombre d’heures par rapport à ton âge :
Nouveaux - né(e)s 20h
De 3 à 5 ans 12h
A 6 ans 10h45
A 7 10h30
A 8 10h15
A 9 10h
A 10 9h45
A 11 9h30
A 12 9h15
Adolescents 8h
Adultes De 6 à 8h
Personnes âgées 5h

Les différentes étapes du sommeil
En réalité, bien plus que la durée totale du sommeil, c'est la quantité de sommeil lent profond qui constitue le besoin essentiel.

Dans le sommeil il y a différentes étapes :
D’abord il y a un sommeil léger : Si on ne dort pas à l’heure où on se couche habituellement, notre cerveau va produire une hormone qui va provoquer des bâillements et nos yeux vont nous picoter. Si on dort à l’heure habituelle on s’endormira facilement mais le moindre bruit pourra nous réveiller. Ensuite il y a le sommeil lent profond, c’est une étape transitoire. Un petit bruit peut nous réveiller. On ne rêve pas encore. Puis il y a le sommeil lent profond, il est difficile de nous réveiller, notre respiration est lente et régulière. Pendant ce sommeil il peut apparaître des troubles du sommeil comme le somnambulisme. Pour finir il y a le sommeil paradoxal, c’est la période où on rêve, nos muscles se détendent. Cette période représente en moyenne 20% du temps total du sommeil.
Si on se réveille durant cette période on se souviendra de nos rêves en détail.

Prépare ton environnement

Il est important de choisir tout d’abord un endroit calme et silencieux afin de faciliter la relaxation. Mais attention un endroit calme ne veut pas forcément dire proscris de tout bruit. En effet, certaines études ont démontré que de l’atmosphère complètement dénuée de bruit est vecteur de nervosité et de stess.
Les couleurs ont également un rôle à jouer dans la bonne confection de l’environnement dans lequel on dort. Des couleurs chaudes et non agressives sont conseillées. Mais libre à toi de confectionner ton cocon.
D’autres facteurs sont prendre en compte pour optimiser ton sommeil comme l’agencement de ton espace, la température ambiante (18°C environ), et ton matelas.
Et ne fume pas dans ta chambre !!!

La sieste

Souvent, après manger on dit qu’il faut aller faire la sieste, mais on n’en a rarement envie.
Pourtant c’est essentiel au bon fonctionnement de notre corps.
C’est une période naturelle et utile qui est plus profitable en milieu d’après-midi qu'au début.
On se demande bien sûr si cela n’aura pas de répercussions sur notre nuit, en fait non, à condition que cette sieste ne soit pas trop longue et que les personnes ayant des troubles du sommeil (insomnie…) ne la fasse pas trop, ainsi que les personnes âgées car elles peuvent avoir du mal à se rendormir le soir venu.
La sieste est ce qu’on appelle le sommeil réparateur, qui améliore la concentration et les performances dans les heures qui suivent.

Fais du sport

Beaucoup d’études ont déduit que l’activité physique a des répercussions sur le sommeil.
Par exemple si on ne se dépense pas beaucoup dans la journée on peut avoir une diminution de la qualité et de la quantité qui peut alors entraîner dans un cercle vicieux menant à l’insomnie.
A l’inverse si on pratique une activité physique régulière on s’endort plus facilement et on se réveille moins la nuit donc le sommeil est plus long et ses étapes plus régulières.

Ce que tu manges, ce que tu bois, ce que tu fumes...

Les repas trop importants, trop gras et/ou trop alcoolisés sont à éviter le soir. En effet, ils entraînent une digestion longue et difficile, préjudiciable à un bon sommeil.
Le café d'après-dîner est également à éviter, mais il n'est pas rare que les personnes qui assimilent lentement la caféine soient conduites à s'abstenir de café également dès le milieu de l'après-midi, voire même, parfois, dès le déjeuner. À un degré un peu moindre, il en est de même pour le thé, et toutes les boissons à base de cola (Coca-Cola, Pepsi-Cola) qui sont aussi des excitants. Le chocolat et l'orange peuvent également être rangés dans cette catégorie. Il est donc nettement préférable de remplacer tous ces produits excitants par une tisane sédative, de tilleul par exemple.
Le tabac est également à proscrire, car c'est aussi un excitant, mais il est vrai que les gens habitués à fumer une dernière cigarette avant de dormir ont souvent les plus grandes difficultés à trouver le sommeil si elle leur manque, car elle devient, pour l'organisme, une sorte de signal précédant l'endormissement. Faute de ce signal, le sommeil est parfois difficile à trouver.

Pour conclure sur le sommeil, il nous paraît normal de finir par le réveil. Le réveil est également essentiel en lui-même puisqu’il conditionne aussi le début de journée.

Ainsi, évite au maximum tout réveil brusque et rapide qui annonce souvent une grosse mauvaise humeur pendant ta journée. Alors fais en sorte que lorsque tu te réveilleras tu seras au moins reposé et prêt à une nouvelle journée.

Petit conseil perso, quand tu te lèves dis toi que cette journée a été faite pour toi et sois convaincu qu’il t’arrivera quelque chose de bien. C’est un bon moteur et un bon moyen de te lever du bon pied

Qu'est ce que la procrastination ?

noreply@hautetfort.com (ProPerso) — Wed, 12 Dec 2007 01:00:00 +0100

Qu’est ce que la procrastination ?

Il ne serait pas juste de ne pas parler de procrastination dans un blog dédié à la productivité personnelle. Selon nous, la procrastination c’est l’anti-productivité personnelle.
La procrastination c’est constamment remettre ses actions au lendemain. Le procrastinateur a dû mal à réaliser quoi que ce soit s’il ne perçoit pas de gratification immédiate.
La procrastination c’est plusieurs étapes chronologiques :
         1. Vous souhaitez faire quelque chose
         2. Vous décidez de le faire
         3. Vous reportez sans vraie bonne raison
         4. Vous constatez les inconvénients de ce report
         5. Vous continuez cependant à reporter
         6. Soit vous vous en voulez, soit vous trouvez une excuse rationnelle, soit vous évacuez ce problème
         7. Vous continuez à reporter
         8. Vous réussissez à faire votre tâche juste à temps, avec un maximum de stress, ou bien vous terminez trop tard, ou bien vous ne le faites jamais
         9. Vous vous sentez coupable d'avoir ce comportement
       10. Vous jurez qu'on ne vous y reprendra plus
       11. Peu de temps après, vous recommencez

Auriez-vous un sourire aux coins des lèvres ? Nous avons tous, à un moment donné dans notre vie, vécu cela. Il n’est d’ailleurs pas rare de trouver des exemples dans la vie de tous les jours. Et comme je peux malheureusement le confirmer, ce symptôme est très courant chez les étudiants… on parle même du « Syndrome Etudiant », c’est-à-dire repousser un travail jusqu’à un maximum (souvent la veille au soir).

Personnellement et d’après mon expérience de procrastinatrice, c’est par manque de confiance en soi et par peur de l’échec. Plus jeune, il m’est arrivé de repousser à l’extrême la réalisation de travaux (je pense notamment à mes dissertations de philo !), jusqu’à un point où il m’était rationnellement impossible de le faire ou de le finir. Par peur de l’échec, en repoussant si loin, on se dit : « bon, j’ai sûrement raté, mais de toute façon je n’avais pas le temps de le faire ». C’est aussi fuir ses responsabilités et chercher des fausses excuses.

Alors la procrastination dure-t-elle ?

J’ai connu la procrastination au lycée puis à l’université. On rencontre d’autres procrastinateurs, on « procrastinate » ensemble. Ca passe ou ça casse. En travaux de groupe en université, c’est très risqué et dans le monde professionnel, c’est impossible !

Alors autant se faire une todo list et se mettre à la tâche avant qu’il soit trop tard. D’ailleurs, je vais m’y mettre de suite !

Comparatif sur Todoist et RememberTheMilk

noreply@hautetfort.com (ProPerso) — Tue, 11 Dec 2007 10:10:00 +0100

Bonjour à tous !

Dans un article intitulé « RememberTheMilk Vs Todoist : duel au sommet des gestionnaires de tâches en ligne », Christophe Deschamps propose un comparatif des logiciels en ligne RememberTheMilk and Todoist sur son blog OutilsFroids.

Tous les deux sont donc des gestionnaires de tâches en ligne, disponibles aux adresses ci-dessous. RememberTheMilk (RTM)
Todoist

Alors si vous cherchez un outil efficace et simple qui vous permette de gérer vos tâches, lisez le billet sur OutilsFroids.net !

A lire également :
Todoist une bonne alternative à Remember The Milk, de Benoît Descary.

A tester :
Taskcoach "a friendly task manager"

Getting Things Done résumé!

noreply@hautetfort.com (ProPerso) — Mon, 10 Dec 2007 18:28:38 +0100

Le blog http://gagnermavie.com/ propose à ses lecteurs un résumé chapitre par chapitre de l'ouvrage de David Allen, Getting Things Done. L'auteur y narre son "exploration du système GTD".
L'auteur résume le livre à travers plusieurs billets, il y donne des exemples personnels. Très utile pour bien comprendre le système GTD et l'auteur qualifie l'ouvrage du meilleur ouvrage dans son genre jamais lu".

Si vous voulez mieux comprendre le GTD, rendez-vous sur le billet Balade à travers le getting things done chapitre par chapitre.